Kinh nghiệm tự tổ chức du lịch cho công ty

 

Bạn đang lên kế hoạch cho 1 chuyến du lịch trong năm, nếu bạn tổ chức tour du lịch cho gia đình hay 1 nhóm bạn nhỏ của mình thì khá đơn giản, nhưng nếu bạn  đang dự định tổ chức tour du lịch theo đoàn cho công ty thì quả là 1 vấn đề không dễ dàng gì. Với hơn 10 năm chuyên tổ chức các tour du lịch cho các khách lẻ, khách đoàn lớn trong và ngoài nước, tổ chức hàng nghìn chuyến du lịch mỗi năm cho khách hàng, LEAD TRAVEL xin chia sẻ tới các bạn những kinh nghiệm hữu ích để bạn có thể tự tổ chức tốt hơn cho chuyến du lịch của công ty mình.

Đầu tiên để tổ chức một tour du lịch cho công ty thì bạn cần phải xác định  được điểm đến, xác định được số lượng người đi, thời điểm đi du lịch, đi trong bao lâu ? và kinh phí dự kiến cho mỗi người là bao nhiêu ? Sau khi đã xác định được các thông tin trên thì bạn tiến hành tổ chức tour du lịch cho công ty theo các bước sau :

Bước 1 : Lên kế hoạch thuê xe du lịch :

Với những nhóm nhỏ khoảng 5-7 người khi tự tổ chức tour du lịch bạn có thể lựa chọn cho mình một chuyến đi phượt hay tự thuê taxi tuy nhiên với số lượng khách đoàn lớn thì 2 phương tiện này bạn không nên áp dụng, mà bạn có thể lựa chọn thuê xe ô tô cho đoàn để tiện lợi hơn trong suốt hành trình du lịch của mình.

– Với những tour khách đoàn từ 10-15 người bạn có thể thuê 1 chiếc xe 16 chỗ cho hành trình du lịch của mình.

– Với đoàn từ 16-29 người bạn có thể lựa chọn xe 29 chỗ.

– Nếu bạn tổ chức tour đoàn từ 30-35 người thì bạn nên lựa chọn cho mình 1 chiếc xe 35 chỗ, hoặc xe 34 chỗ đời mới dòng Thaco hay Samco để thuận tiện cho chuyến đi của mình.

– Nếu số lượng khách của bạn nhiều hơn số lượng trên bạn có thể lựa chọn xe 45 chỗ cho tập trung hoặc bạn có thể tính toán thuê nhiều xe nhỏ tùy vào đặc điểm nhân sự của công ty bạn để thuê xe sao cho thuận tiện và tiết kiệm được chi phí nhất.

Để thuê được những xe có chất lượng tốt nhất bạn nên chọn thuê xe của những đơn vị chuyên cho thuê xe du lịch để được phục vụ chu đáo, tận tình và chuyên nghiệp nhất.

Hãy nhớ rằng, để Thuê xe du lịch giá rẻ bạn nên có kế hoạch sớm, đặc biệt vào những ngày cuối tuần hoặc những dịp lễ, tết, dịp cao điểm thì việc liên hệ và đặt xe từ sớm sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí cho công ty.

Bước 2 : Lên kế hoạch đặt phòng khách sạn :

Sau khi đã lên kế hoạch thuê xe du lịch, bước tiếp theo của công việc tổ chức du lịch theo đoàn cho công ty, bạn cần chọn được chỗ nghỉ ngơi cho đoàn

Tùy vào kinh phí của công ty và tùy vào điểm đến mà bạn lựa chọn cho đoàn mình nhà nghỉ bình dân, khách sạn 2 sao, 3 sao hay những khách sạn hạng sang cho hợp lý. Vào những dịp ngày thường thì bạn nên liên hệ và đặt phòng trước khoảng 30-45 ngày còn vào mùa du lịch thì bạn nên đặt trước khoảng 60 ngày.

Bạn hãy nhớ, việc liên hệ và đặt phòng sớm sẽ rất tốt bởi số lượng người trong đoàn của bạn mà đông thì cần số lượng phòng nhiều, nếu đặt sát ngày thì khả năng nhiều khách sạn đã kín phòng chứ không nói đến việc còn đủ số lượng phòng cho bạn lựa chọn. Và điều quan trọng là đặt phòng sớm, bạn sẽ tha hồ lựa chọn khách sạn tốt trong mức giá của mình, và có giá ưu đãi hơn rất nhiều so với việc đặt sát ngày.

Khi đặt phòng khách sạn, bạn cũng nên quan tâm tới vị trí của khách sạn có gần khu trung tâm không ? có thuận tiện không ? và hãy kiểm tra kỹ giá phòng đó đã bao gồm ăn sáng hay chưa, nếu có thì ăn sáng buffet hay ăn sáng bình thường, đã bao gồm thuế VAT và phí phục vụ chưa…

Bước 3 : Lên kế hoạch đặt ăn khi đi du lịch :

Về vấn đề ăn uống : Thông thường trong khách sạn thường có các nhà hàng phục vụ các du khách, nếu bạn muốn thuận tiện cho việc đi lại bạn có thể đặt món ăn trong khách sạn. Hoặc bạn cũng có thể tìm hiểu và lựa chọn những nhà hàng chuyên phục vụ đặc sản du lịch để cả đoàn có thể thưởng thức những đặc sản được chế biến chuyên nghiệp nhất.

Kinh nghiệm là bạn nên đặt ăn ở nhà hàng vì mức giá rẻ và phục vụ chuyên nghiệp. Cùng là một mức giá ăn nhưng khi đặt ăn ở nhà hàng thì thực đơn của bạn sẽ phong phú hơn, nhiều món hơn so với đặt tại khách sạn

Bạn hãy tìm hiểu thông tin về một số nhà hàng gần khách sạn mà bạn ở, hãy hỏi thực đơn và các thông tin về giá đồ uống, giá các loại đặc sản nếu bạn muốn gọi thêm

Khi lên các kế hoạch đặt nhà hàng hay khách sạn bạn cũng nên tìm hiểu thật  kĩ những chia sẻ cũng như các kinh nghiệm của những người đã từng đi qua đi các điểm đến của bạn bạn không nên đặt niềm tin quá nhiều về  những quảng cáo hay những hình ảnh đăng tải lên website.

Bước 4 : Lên kế hoạch cho các dịch vụ giải trí trong hành trình du lịch của mình :

Các hoạt động vui chơi giải trí, hoạt động tập thể trong chuyến đi của bạn nó không những giúp gắn bó các thành viên trong công ty với nhau mà còn giúp chuyến đi của bạn thú vị hơn nhiều. Tuy theo địa điểm đến và tính cách của các thành viên trong đoàn mà bạn có thể lựa chọn cho mình những hoạt động vui chơi giải trí phù hợp với đoàn của mình. Với những chuyến đi biển thì bạn có thể tổ chức các hoạt động như team building, gala hay các trò chơi trên biển cho đoàn. Còn với những điểm đến là rừng núi bạn có thể tổ chức cho đoàn leo núi, đạp xe…Còn với những chuyến nghỉ dưỡng tại Resort bạn có thể  tổ chức cho đoàn mình các hoạt động như tắm khoáng, tắm bùn, trượt cỏ, đạp xe và chơi các trò chơi dân gian…

Bước 5 : Tìm hiểu về giá vé thắng cảnh tại điểm du lịch :

Mỗi điểm du lịch hầu như đều phải mua vé thăm quan, vé qua cổng… Bạn hãy tìm hiểu thêm về mức giá vé hiện tại ở khu du lịch mà đoàn mình dự định sẽ tới. Bởi vì có những nơi giá vé thăm quan không hề rẻ, giá vé ở các điểm du lịch trong nước dao động từ vài chục đến vài trăm nghìn đồng, thậm chí có nơi vé thăm quan lên đến gần 1 triệu.

Hãy lựa chọn cho đoàn mình những loại vé thăm quan phù hợp và cần thiết, không phải điểm thăm quan hay khu vui chơi nào bạn cũng mua hết các loại vé. Nên mua vé qua cổng và loại vé quy định bắt buộc, còn vé vui chơi giải trí cá nhân thì bạn nên để cho mọi người tự chi nếu có nhu cầu.

Bước 6 : Tổ chức họp đoàn :

Họp đoàn là yếu tố không thể thiếu  của 1 chuyến du lịch để đảm bảo được chuyến đi sẽ diễn ra thuận lợi. Sau khi đã lên được kế hoạch, thời gian đi, lịch trình, mức kinh phí cho chuyến đi thì bạn cần có 1 buổi họp đoàn để thông báo lịch trình cũng như mức kinh phí của chuyến đi cho mọi người nắm rõ và thống nhất. Nếu không có gì thay đổi bạn có thể xác nhận lại với bên cung cấp dịch vụ 1 lần nữa để đảm bảo chắc chắn.

Nếu bạn cần tư vấn thêm về cách tự tổ chức tour du lịch theo đoàn cho công ty, cách thuê xe hay đặt phòng khách sạn bạn có thể liên hệ với LEAD TRAVEL để được giải đáp và tư vấn miễn phí :

0989.55.25.20( Ms Thanh) –  0904.708.218 ( Ms Thảo)

Tư vấn nhiệt tình – Hỗ trợ hết mình!