Kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương cửa hàng, công ty đầy đủ nhất

tổ  chức khai trương là một trong những sự kiện quan trọng nhất khi bạn mới bắt đầu bước vào kinh doanh,

Đây cũng là dip để khách hàng biết và quan tâm đến cửa hàng của bạn.

Ông cha ta xưa vẫn có câu” vạn sự khởi đầu nan”, việc kinh doanh sẽ tốt đẹp hay trì trệ phụ thuộc rất  nhiều vào lễ khai trương có thành công hay không.

Vậy các bước tổ chức lễ  khai trương gồm những gì và những kinh nghiệm quan trọng, cần lưu để có buổi lễ khai trương hiệu quả, mang lại nhiều tài lộc và suôn sẻ trong việc kinh doanh

Ở bài viết này, LEAD TRAVEL – công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội sẽ chia sẻ cùng bạn.

Kinh nghiệm tổ chức khai trương hiệu quả nhất 

Trước khi bước vào tìm hiểu những kinh nghiệm và những lưu ý quan trọng nhất khi tổ chức buổi khai trương chúng ta cần tìm hiểu sơ qua về lễ khai trương để thấy được tầm quan trọng của sự kiện này đối với công việc kinh doanh buôn bán của bạn

• Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương ( Grand opening) là lễ giới thiệu một cửa hàng, nhà hàng hay một sảm phẩm mới của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng có tính quảng báo, tuyên truyền đối với các cửa hàng, các doanh nghiệp kinh doanh.

• Tầm quan trọng của lễ khai trương :

Tổ chức lễ khai trương cửa hàng , công ty, doanh nghiệp được coi như là bước phát triển mới, đánh dấu bước tạo lập lên thương hiệu cá nhân của chính bản thân bạn.

Bạn muốn cửa hàng của mình đuợc nhiều người biết đến, bạn muốn cửa hàng mình được khách hàng lựa chọn và tin dùng thì trước tiên bạn phải tạo được ấn tượng đầu tiên .

Lễ khai trương cửa hàng của bạn càng chuyên nghiệp, càng hấp dẫn thì bạn càng nhận được sự tò mò cho khách hàng. Như vậy cửa hàng của bạn sẽ được khách hàng chú ý và theo dõi

1. Chọn ngày phù hợp cho việc khai trương

Việt Nam là một đất nước trọng lễ nghĩa nên với 1 sự kiện quan trọng như  tổ chức lễ khai trương thì bạn cũng nên xem tử vi để chọn ngày lành tháng tốt, mua bán sẽ hanh thông, có nhiều tài lộc và vận may

Để chọn được ngày tốt khai trương thì bạn phải dựa theo tuổi của gia chủ, ngày khai trương phải là ngày có can chi tốt và hợp với tuổi của bạn, đó phải là ngày hoàng đạo, trực tốt, sao tốt, giờ đẹp

Cần đặc biệt tránh những ngày xung khắc, những ngày hắc đạo, bách kỵ,sát chủ, trực xấu, sao xấu, tránh khai trương mở hàng vào năm xung, tháng hạn… Bạn nên tìm thầy tử vi, theo thuật phong thủy để chọn được ngày lành tháng tốt, thuận lợi nhất cho việc làm ăn, kinh doanh, buôn bán của mình

Bên cạnh, việc xem tử vi theo phong tục truyền thống bạn cũng nên chọn những dịp mà lượng tiêu thụ của khách nhiều như những ngày cuối tuần, các ngày  lễ, Tết, … và còn  theo sảm phẩm mà bạn kinh doanh để chọn ngày khai trương. Như vậy việc khai trương, kinh doanh sẽ đạt được hiệu quả, doanh số cao.

2. Lễ vật cúng khai trương

Các cụ ta có câu “Có thờ có thiêng, có kiêng có lành” , trong ngày tổ chức sự kiện khai trương cửa hàng bạn nên sắm và chuẩn bị một số lễ vật để cúng các vị thần, các vị tổ tiên cầu mong cho cửa hàng sẽ buôn may bán đắt.

Các lễ vật không cần quá cầu kì tùy theo điều kiện của gia chủ nhưng phải đầy đủ :

Đồ ngọt cần 1 mâm ngũ quả tượng trưng cho trời đât, 1 lọ hoa, bánh kẹo, 3 chén nước, 3 chén rượu, hương, gạo, muối, nến, trầu cau, nước ngọt, bia…

Đồ mặn: cần có 1 đĩa xôi, 1 con gà, 1 khoanh giò, cháo, chè,

Vàng mã khai trương, sớ

Lễ vật cần đầy đặn, bố trí đẹp mắt để ở nơi cao và sang trọng. Mâm cúng khai trương thường được bố trí ngoài sân, hoặc trước cửa chính của cửa hàng hay công ty, hướng đặt mâm cúng là hướng tốt, ,hợp với tuổi của gia chủ

Bạn có thể mời thầy đến cúng hoặc tự cúng, lời cúng cần chân thành, thật tâm, giản dị nhưng cũng phải đầy đủ các ban bệ , chư vị thần thánh. Bạn nên tham khảo những bài cúng khai trương cầu mong cho cửa hàng làm ăn phát đạt.

Sau khi hoàn tất thủ tục cúng bái, bạn nên mời người có tuổi phù hợp với mệnh của gia chủ đến mở hàng. Người mở hàng không chỉ hợp tuổi mà nếu tháo vát, nhanh nhẹn, sởi lởi thì rất tốt. Theo quan niệm thì việc này sẽ mang lại nhiều tài lộc, buôn may bán đắt công việc làm ăn buôn bán sẽ thuận buồm xuôi gió.

3. Xác định chi phí, ngân sách cho ngày khai trương

Bạn cần lên dự tính chi phí hợp lý với khả năng tài chính của mình hoặc của công ty để tính toán sao cho tối ưu nhất và hiệu quả nhất. Cần xem xét mức độ quan trọng và mục đích của mình để chuẩn bị cho phù hợp

Thông thường khi tổ chức ngày lễ khai trương sẽ có những loại chi phí gồm:

+ Chi phí in giấy mời, thiệp mời dự tiệc

+ Đồ vật cúng

+ Bàn ghế, thiết bị đồ dùng phục vụ cho lễ khai trương

+ Đồ trang trí cho buổi lễ

+ Đồ ăn, đồ uống

+ Các tiết mục giải trí, vui chơi

+ Bộ nhận diện thương hiệu, bảng biểu, biển chỉ dẫn, backdrop…

+ Các chi phí quảng cáo, marketing, truyền thông…

4. Trang trí, bố trí cho cửa hàng

Phần trang trí cho cửa hàng là không thế thiếu, cách trang trí tạo ấn tượng ban đầu cho khách hàng và nói lên sự tinh tế, gu phẩm mĩ của người trang trí.

Trong buổi lễ tổ chức khai trương cửa hàng hay công ty thì bạn nên  trang trí ở cả bên trong và bên ngoài.

Những đồ trang trí gồm: Hoa tươi, bóng bay, băng rôn, dây ruy băng, pháo giấy, pháo sáng, banner, backdrop, cổng chào, sân khấu, âm thanh, ánh sáng, màn chiếu, máy chiếu, bàn tiệc, quầy tiếp đón,  ,…

Nếu khai trương công ty với quy mô càng lớn thì việc trang trí càng cần phải đẹp và sang trọng, bạn cần chú ý trang trí khu vực xung quanh và khu vực sân khấu chính

+ Trang trí xung quanh:

• Cần có banner treo dọc lối đi, và trang trí xung quanh địa điểm tổ chức
• Cần có băng rôn đón khách treo ở khu vực chính giữa cổng vào
• Nên dựng cổng chào, nhà bạt trước khu vực cửa chính, dựng các cây standee, đặt những lẵng hoa chúc mừng
• Nên dựng cọc xích inox ở hai bên lối đi để dẫn khách vào khu vực diễn ra buổi lễ.
• Trang trí khu vực quầy lễ tân tiếp đón, sắp xếp bàn ghế, nước uống, bánh ngọt, trái cây,…
• Khu vực ghế ngồi đại biểu cần có nước suối, hoa tươi, biển tên ( nếu có), ghế ngồi xếp ngay ngắn, bọc áo, nơ trang trọng

+ Trang trí, lắp đặt sân khấu chính:

• Sân khấu nên được trải thảm đỏ, có hoa tươi, có backdrop
• Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, trình chiếu đầy đủ

Hệ thống  âm thanh,ánh sáng cũng là cho buổi lễ khai trương của bạn thêm thu  hút và hấp dẫn. Bạn nên sử dụng những bài hát sôi động, vui tươi hay đang” hit” để tạo sự tò mò, sử dụng hợp lý tránh bật quá to, lạm dụng tạo nên ác cảm cho khách .

5. Kế hoạch truyền thông

Đây cũng là một trong những kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương khá quan trọng.

Tùy vào sảm phẩm và quy mô  của cửa hàng, công ty sẽ có nhưng cách thức truyền thông khác nhau nhưng vô hình chung có thể truyền thông bằng các cách sau:

Nếu quy mô cửa hàng to, bạn có thể mời người nổi tiếng, mời những nhân vật được đông đảo người biết đến

Truyền thông qua các mạng xã hội: facebook, youtube, instagam, zalo,..

Tuyền thông qua các thông tin đại chúng: tờ rơi, báo,..

Truyền thông với người thân, bạn bè,..có thể nhờ họ truyền thông giúp…

Cần lưu ý là bạn phải có những hình ảnh đẹp và độc đáo, thu hút sự chú ý, có những video nổi bật và đặc sắc giới thiệu về công ty, cửa hàng…

6. Xây dựng kịch bản tổ chức sự kiện khai trương

Kịch bản là một phần rất quan trọng trong sự kiện khai trương, dù quy mô cửa hàng hay công ty của bạn to hay nhỏ thì đều cần vạch sẵn kịch bản để triển khai buổi lễ được trơn tru và thuận lợi

Nếu cửa hàng có quy mô nhỏ thì việc xây dựng kịch bản chỉ cần đơn giản nhưng nếu quy mô công ty lớn thì bạn phải xây dựng kịch bản thật kỹ càng để tránh sai sót hoặc những sự cố đáng tiếc

+ Đón tiếp khách tham dự buổi lễ:

Khâu đón tiếp khách mời rất cần được tổ chức một cách chu đáo và long trọng, bạn nên:

• Bố trí bảo vệ hoặc người hướng dẫn khách vào bãi đỗ xe, nhận hoa chúc mừng từ khách và đưa vào khu vực đã được bố trí
• Có thể có màn đón khách bằng đội lân sư rồng biểu diễn
• Có đội ngũ tiếp tân đón tiếp khách hướng dẫn và phục vụ khách

+ Nội dung chương trình của lễ khai trương

• MC xuất hiện và giới thiệu chương trình
• Ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn văn nghệ chào mừng
• MC tuyên bố lý do tổ chức lễ khai trương
• MC giới thiệu đại biểu, thành phần khách tham dự
• Trình chiếu, giới thiệu về công ty
• Mời lãnh đạo lên phát biểu khai trương, khai mạc buổi lễ
• MC mời lãnh đạo và các vị đại biểu lên tiến hành nghi lễ cắt băng khai trương
• Thực hiện nghi thức khui sâm panh chúc mừng, nâng ly, khai tiệc
• Biểu diễn văn nghệ
• Dẫn khách thăm quan khu vực khai trương, tìm hiểu các sản phẩm, dịch vụ của công ty
• Tiễn khách ra vê, tặng quà ( nếu có)

Đây cũng là cách tổ chức lễ khai trương được đa số công ty, cửa hàng lớn lựa chọn bởi nó khá đầy đủ và chi tiết

7. Chuẩn bị cắt băng khai trương cửa hàng

Lễ cắt băng khai trương là một nghi thức liêng thiêng, tượng trưng cho việc khởi đầu cửa hàng, công ty, nhà hàng, hay sản phẩm mới.

Bộ cắt băng khai chương gồm kéo vàng, dải bông cắt, bông vải, khăn phủ khay, khay đựng kéo. Khăn cắt thường có màu đỏ, tuy nhiên tùy vào phong tục, tập quán giữa các vùng miền mà có thể thay thế bằng màu vàng hoặc màu xanh,..

8. Chính sách bán hàng trong ngày khai trương

Tổ chức khai trương công ty hay cửa hàng có thành công hay không còn phụ thuộc vào chính sách bán hàng mà bạn đưa ra trong ngày khai trương. Chính sách bán hàng sẽ thu hút được khách hàng đến xem và mua sảm phẩm tại cửa hàng. Bạn có áp dụng chính sách khuyến mãi, giảm giá, tích điểm, tặng voucher,…

Hôm khai trương cũng có rất nhiều việc cần bạn chú ý như đón tiếp khách, tư vấn khách, bán hàng cho khách,.. bạn câng nên chuẩn bị chu đáo để buổi tổ chức khai trương không bị rối và đạt được thành công hiệu quả.

Trên đây là một số kinh nghiệm cơ bản, những hướng dẫn chi tiết đầy đủ nhất để tổ chức khai trương thành công và hiệu quả

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thành lập công ty, mở cửa hàng hay showroom thì chắc chắn bạn sẽ không tránh khỏi những lo lắng và rủi ro có thể xảy ra trong sự kiện

Để chắc chắn tổ chức thành công lễ khai trương, bạn có thể tham khảo cách lựa chọn thuê đơn vị tổ chức sự kiện

LEAD TRAVEL – một trong những công ty tổ chức sự kiện uy tín và chuyên nghiệp nhất tại Hà Nội sẽ giúp bạn:

+ Tư vấn địa điểm tổ chức sự kiện khai trương hợp lý

+ Lên kịch bản chi tiết, nội dung đầy đủ, hấp dẫn và độc đáo

+ Thực hiện set up tất cả các hạng mục từ in ấn, trang trí đến lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu chuyên nghiệp, tiết kiệm và hiệu quả

+ Cung cấp đội ngũ nhân viên xinh đẹp, tài năng, Mc chuyên nghiệp

+ Giúp bạn lên kế hoạch truyền thông cho sảm phẩm, dịch vụ, truyền tải đầy đủ thông điệp của bạn đến với khách hàng

+ Giúp bạn đưa ra những chính sách bán hàng hấp dẫn và hiệu quả ngay trong buổi lễ khai trương

+ Giúp bạn tiết kiệm chi phí, lên ngân sách đảm bảo hợp lý nhất cho một buổi lễ khai trương hiệu quả

Với những dịch vụ tổ chức khai trương chuyên nghiệp, LEAD TRAVEL chắc chắn rằng buổi lễ khai trương của bạn sẽ trở lên ý nghĩa, thành công, và hiệu quả nhất

Nếu bạn cần chia sẻ hay tư vấn thêm về kinh nghiệm tổ chức lễ khai trương  hãy gọi ngay cho chúng tôi Hotline 0989552520-0904708218