Kinh nghiệm tổ chức du lịch theo đoàn cho công ty

0
Kinh nghiệm tổ chức du lịch theo đoàn cho công ty
5 (100%) 1 vote

Bạn được sếp giao phó cho việc tổ chức du lịch cho công ty, nhưng còn đang lúng túng vì chưa có kinh nghiệm tổ chức du lịch theo đoàn, đặc biệt là với những công ty lớn , có số lượng nhân viên đông. Làm sao để tổ chức được một chuyến đi ý nghĩa nhất cho tất cả các thành viên mà phải đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt nhất, bạn sẽ lo ăn ở cho mọi người như thế nào, mọi hoạt động diễn ra trong chuyến đi làm sao cho suôn sẻ, an toàn và thành công nhất???

10570476_422687004538092_15249038793748403_n

LEAD TRAVEL xin chia sẻ những kinh nghiệm được đúc rút qua gần 15 năm chuyên tổ chức tour đoàn lớn để bạn tham khảo, có khâu chuẩn bị thật tốt và có một chuyến đi thành công rực rỡ

Bước 1: Lên kế hoạch du lịch:

+ Về thời gian chuẩn bị:

Dù là công ty lớn hay công ty có quy mô nhỏ thì việc lên kế hoạch rất quan trọng. Nếu Bạn có được một kế hoạch sớm và dài ngày thì thời gian cho công tác chuẩn bị càng kỹ lưỡng và quan trọng là dịch vụ càng được đặt sớm thì giá càng rẻ và dịch vụ càng đảm bảo.

+ Đối với những công ty có số lượng nhân viên từ vài chục đến vài trăm người : ít nhất là bạn nên có kế hoạch trước tối thiểu là 1-1,5 tháng. Đây là quãng thời gian tối thiểu để bạn tìm hiểu và lựa chọn điểm thăm quan phù hợp với nhu cầu của công ty, tìm hiểu về dịch vụ, giá cả và lựa chọn được công ty du lịch uy tín.

+ Đối với những công ty có số lượng nhân viên từ vài trăm đến vài nghìn người: bạn cần có kế hoạch đi du lịch từ trước ít nhất là 1,5-2 tháng để lựa chọn được nhà thầu tốt nhất. Vì tổ chức một chuyến đi thành công cho hàng nghìn người không phải là chuyện đơn giản, bạn phải có đủ thời gian để lựa chọn vendor và lựa chọn những dịch vụ tốt nhất cũng như giá cả sao cho hợp lý nhất và tiết kiệm ngân sách cho công ty.

+ Đối với những công ty ở khu công nghiệp, số lượng nhân viên lên đến hàng chục, thậm chí hàng trăm nghìn người thì lại càng cần khoảng thời gian dài để chọn nhà thầu uy tín. Thông thường những công ty này đều có kế hoạch chọn nhà thầu trước 06 tháng – 1 năm và chia nhỏ các gói dịch vụ vào các khoảng thời gian khác nhau để phù hợp với tình hình sản xuất của công ty.

Do bạn là nhân viên nên đôi khi không được giao kế hoạch sớm, bạn cũng không chủ động được trong việc tự lên sẵn kế hoạch cho công ty, mà còn phụ thuộc vào lịch sản xuất và làm việc của các bộ máy, các phân xưởng trong toàn công ty và chờ đợi sự chỉ đạo của ban giám đốc hoặc cấp trên. Vì vậy ngay sau khi có công ty có dự định, bạn hãy nhanh chóng bắt tay vào việc lập kế hoạch, lựa chọn điểm đến và các vấn đề liên quan khác.

+ Lựa chọn điểm đến:

1920535_662462553873028_8776933784924828860_n

Để có được điểm đến phù hợp, bạn hãy căn cứ vào nhu cầu của cán bộ nhân viên công ty, thời gian dự định đi du lịch của công ty, và ngân sách của công ty

Nếu công ty bạn dự định đi du lịch vào mùa hè thì điểm đến ưu tiên sẽ là những tuyến du lịch biển, và mùa đông thì ưu tiên du lịch núi. Dĩ nhiên nếu công ty bạn đều đặn tổ chức đi du lịch hàng năm thì mỗi năm nên tìm một điểm du lịch khác nhau để mọi người được thay đổi và khám phá những điểm du lịch mới.

Tuy nhiên không phải nơi nào cũng phù hợp với ngân sách của công ty mình. Hãy căn cứ vào dự tính ngân sách của công ty và lựa chọn ra những tuyến có giá tour tốt nhất nếu kinh phí có giới hạn. Những tour du lịch biển có giá thấp là những nơi điểm đến mất ít vé thăm quan hoặc không mất vé.

Ví dụ:  cùng là 1 tour du lịch biển thì chắc chắn tour du lịch Hạ Long sẽ có giá cao hơn tour du lịch Sầm Sơn bởi ở Hạ Long phải mua nhiều loại vé thắng cảnh còn sầm sơn thì không mất vé thăm quan

Như vậy bạn cũng đã bỏ túi được chút kinh nghiệm khi lựa chọn điểm du lịch cho phù hợp với ngân sách của công ty mình, điều này sẽ không mấy khó khăn bởi bạn có thể tham khảo tư vấn của công ty du lịch, hoặc hiểu biết của bản thân để lựa chọn được một điểm thăm quan lý tưởng nhất.

Bước 2: Lựa chọn những công ty du lịch kinh nghiệm và có uy tín :

10363712_491251054342196_4405616557088786938_n

Thông thường những chuyến du lịch theo đoàn với số lượng thành viên đông, lại có hành trình dài, nếu bạn chọn hình thức tự tổ chức tour thì chắc chắn là một điều rất khó. Bởi bạn không phải là một người điều hành tour, bạn sẽ không lường trước được rất nhiều vấn đề phát sinh trong suốt hành trình và chuyện phải lo ăn ngủ nghỉ đi lại, vui chơi và đảm bảo an toàn cho cả đoàn là một điều không hề dễ

Chính vì vậy bạn có thể chọn mua tour của các đơn vị lữ hành. Khi chọn mua tour của các công ty du lịch thì bạn không cần phải lo lắng về lịch trình, khách sạn hay vấn đề ăn uống trong suốt hành trình nữa. Bạn cũng không phải lo về vấn đề đảm bảo an toàn cho từng thành viên …  Nhưng không phải bất kì công ty du lịch nào cũng cung cấp cho bạn các dịch vụ tốt nhất, đặc biệt là số lượng đoàn đông nên để có 1 chuyến du lịch hài lòng thì bạn cần phải chọn mua tour ở những đơn vị lữ hành uy tín.

Để đánh giá được 1 công ty du lịch có uy tín hay không bạn có thể tham khảo sự đánh giá của người thân hoặc bạn bè những người đã từng sử dụng các dịch vụ của công ty. Hoặc bạn cũng có thể kiểm tra tên tuổi, cũng như quá trình hoạt động, giấy phép lữ hành , địa chỉ của công ty mà bạn định mua tour để yên tâm hơn khi lựa chọn.

Một điều quan trọng nữa đối với những đoàn có số lượng khách đông từ hàng trăm cho tới hàng nghìn người, thì kinh nghiệm và năng lực tổ chức của công ty du lịch đó là rất quan trọng. Nếu công ty du lịch này đã từng tổ chức cho những khách hàng có quy mô giống công ty bạn thì bạn có thể yên tâm bởi họ đã có kinh nghiệm tổ chức đoàn lớn rồi, bởi cách tổ chức một tour du lịch theo đoàn có số lượng lớn sẽ khác nhiều so với chỉ tổ chức cho một đoàn nhỏ. Tuy nhiên nếu họ chưa có kinh nghiệm thì bạn cũng nên cân nhắc kỹ.

Bước 3 : Nắm bắt cơ hội giảm giá :

giam-gia-du-lich

Trước khi đặt tour du lịch bạn cần tìm hiểu kĩ các chương trình khuyến mại mà các công ty du lịch đăng tải tại website của những đơn vị lữ hành này, để so sánh giá giữa các công ty và có sự lựa chọn về giá tốt nhất. Bạn cũng có thể điều đình lại về giá tour sao cho phù hợp với ngân sách công ty bạn, phù hợp với số lượng người trong đoàn, mà vẫn đảm bảo được chất lượng dịch vụ tốt

Bước 4 : Hiểu rõ về giá tour và các dịch vụ :

Nếu bạn đã chọn được tour du lịch phù hợp với đoàn với công ty của mình rồi, thì bạn nên hỏi thật kĩ về giá cả của tour và hỏi cặn kẽ những điều kiện kèm theo khi mua tour. Ví dụ như giá tour đã bao gồm những gì, chưa bao gồm những gì, bạn có phải chi trả phát sinh thêm bất cứ khoản phí nào không ? bạn có bao nhiêu thời gian tự do…. Đặc biệt khi lựa chọn các tour du lịch nước ngoài bạn nên hỏi kĩ về giá đã bao gồm tiền phí  thăm quan chưa vì vé thăm quan của các điểm du lịch ở một số nước rất cao.

Bước 5 : Nắm rõ lịch trình và thời gian:

Khi đặt tour bất kể đó là tour ngắn ngày hay dài ngày bạn cũng cần phải xin lịch trình cụ thể từ các công ty du lịch để xem lịch trình đó có phù hợp của đoàn mình hay không ? Đồng thời bạn cũng có thể tìm hiểu qua về những điểm mà bạn sẽ được đi qua trong chuyến du lịch của mình, và thống nhất với họ về những điểm thăm quan mà bạn và công ty muốn tới.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tính toán thời gian ngày đi và ngày về sao cho hợp lý, có lợi cho sức khỏe để không bị ảnh hưởng đến công việc sau khi đi du lịch trở về. Thậm chí đối với những tour du lịch trên đảo mà việc di chuyển phụ thuộc vào các phương tiện như tàu, thuyền thì bạn đặc biệt phải lưu ý về vấn đề thời tiết và lệnh cấm của ban quản lý các khu du lịch để không bị mắc kẹt trên đảo nếu có mưa bão. Nếu mưa to gió lớn, các phương tiện không được phép vận chuyển và hoạt động thì đồng nghĩa với việc đoàn của bạn sẽ mắc kẹt lại trên đảo và việc này sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch sản xuất và lịch làm việc của công ty bạn vào ngày tiếp theo.

Kinh nghiệm du lịch theo đoàn đông là bạn hãy tránh đi những mùa mưa bão. Nếu muốn đi du lịch biển, đảo vào mùa hè như : Cô tô, Quan Lạn, Cát Bà, …thì nên bạn nên sắp xếp vào tháng 4,5,6 và từ tháng 9,10 dương lịch. Nên tránh tháng 7 và tháng 8 dương lịch bởi những tháng này thường xuyên có mưa bão xảy ra.

Ngoài ra trước khi đi bạn cũng cần nhắc nhở các thành viên trong đoàn cần phải chú ý thời gian khởi hành cũng như thời gian trở về để không làm ảnh hưởng đến các thành viên khác trong đoàn.

Bước 6 : Thống nhất về các hoạt động tập thể ( nếu có) :

10474254_500777286722906_8031495779496756156_n

Hiện nay, rất nhiều công ty tổ chức cho nhân viên đi du lịch không chỉ để thăm quan nghỉ dưỡng, mà còn tổ chức các hoạt động tập thể hết sức ý nghĩa như Team Building, Gala Dinner, Giao lưu lửa trại… Những hoạt động này sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc của từng thành viên, tạo dựng lòng tin yêu của cán bộ nhân viên đối với bộ máy lãnh đạo công ty và tạo sự gắn kết tập thể, sức mạnh đồng đội.

Nếu công ty bạn có dự định tổ chức những hoạt động này, bạn hãy thống nhất cùng với công ty du lịch trước khi khởi hành về những kế hoạch cụ thể trong chương trình. Hãy yêu cầu họ gửi trước cho bạn kịch bản để bạn tham khảo và nghiên cứu, nếu có những trò chơi nào hay hoạt động nào trùng lặp với những trò chơi mà đoàn đã từng chơi thì hãy yêu cầu họ thay đổi và tham gia góp ý những trò chơi nào mà mình muốn tổ chức để công ty du lịch có được một kịch bản hoàn hảo nhất và phù hợp với nhu cầu và đặc thù của công ty bạn.

Tham khảo Kinh nghiệm tổ chức Team Building, Gala Dinner và Giao lưu lửa trại

Bước 7 : Đề phòng bị lạc :

Khi tham gia các tour du lịch theo đoàn thì đa phần ai cũng muốn có 1 ít thời gian riêng tư để tự mình đi khám phá các địa điểm du lịch, đi mua quà , hay thưởng thức những món ăn đặc sản của vùng miền. Để tránh bị lạc thì trước khi tách đoàn bạn cần phải xin số điện thoại của hướng dẫn viên, bạn đi cùng đoàn hoặc 1 chiếc card của khách sạn.

Bước 8 : Làm bạn với các hướng dẫn viên :

Hướng dẫn viên du lịch là người hiểu rất rõ về địa hình điểm đến, điểm vui chơi , cảnh đẹp hay ẩm thực và sẽ cho bạn những lời khuyên vô cùng bổ ích. Vì vậy trong suốt hành trình của mình bạn không nên ngần ngại hỏi thêm thông tin từ hướng dẫn viên chẳng hạn như ăn ở đâu rẻ, nên mua quà gì ở đây, những địa điểm nên tới và không nên tới khi đi du lịch…chắc chắn họ sẽ sẵn lòng giải đáp và chỉ dẫn giúp bạn để chuyến đi của bạn thú vị hơn.

Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức du lịch theo đoàn cho công ty mà LEAD TRAVEL chia sẻ. Bãn hãy tham khảo bài viết này và đưa ra những quyết định quan trọng để có 1 chuyến du lịch thật vui vẻ, an toàn, đảm bảo, chất lượng và có những trải nghiệm thú vị cho các thành viên trong công ty mình nhé

Nếu cần tư vấn thêm bất cứ thông tin gì, Hãy đừng ngần ngại liên hệ với tổng đài tư vấn miễn phí của chúng tôi

20131102_152340

Ms Thanh 0989 55 25 20 – Ms Thảo 094 708 218!

Tư vấn nhiệt tình – Hỗ trợ hết mình!

Share.

About Author